Utkast til ordlyd, ikke juridisk gjennomgått ennå. Den vises for at flyten skal kunne testes, og er ikke avtalen en klubb vil bli bedt om å signere.
iSwim behandler personopplysninger om barn på vegne av klubben din. Klubben er behandlingsansvarlig og bestemmer hva som skjer med opplysningene; iSwim er databehandler og handler bare på klubbens instruks. Denne avtalen beskriver hva det innebærer i praksis. En administrator må godta den før klubben kan registrere svømmere eller arrangere stevne.
1. Partene og rollene deres
Klubben din er behandlingsansvarlig for svømmerne, foresatte og ansatte den registrerer. iSwim er databehandler og behandler opplysningene utelukkende for å levere tjenesten. Ingen av partene kan overføre den andres rolle uten en skriftlig endring av denne avtalen.
2. Formålet med behandlingen
iSwim behandler opplysningene for å gjennomføre svømmestevner og klubbaktivitet: medlemsregister, stevneplanlegging, tidtaking, publisering av resultater, treningsplan og kommunikasjon med inviterte klubber. iSwim bruker ikke opplysningene til andre formål, og selger, leier ut eller trener aldri modeller på dem.
3. Hvilke opplysninger behandles
Svømmere: fornavn og etternavn, fødselsdato, valgfritt kjønn, klubb, kontaktopplysninger til foresatte, påmeldinger og tider. Klubbens brukere: navn, e-postadresse og rolle. iSwim samler ikke inn adresser, telefonnumre eller fødselsnummer, og ber klubben om ikke å føre slikt inn i fritekstfelt.
4. Behandling kun etter instruks
iSwim behandler opplysningene bare etter klubbens dokumenterte instrukser, som er handlingene dere utfører i applikasjonen sammen med denne avtalen. Mener iSwim at en instruks bryter personvernregelverket, vil iSwim si fra i stedet for å utføre den.
5. Barns opplysninger og publisering
Barns resultater er begrenset i programvaren, ikke bare i praksis. iSwim publiserer ingen resultater og ingen rangeringer: ingen plassering, ingen medalje og ingen pallplass noe sted, uansett alder. Direkte heat vises i baneorden og resultatlister alfabetisk. Mens et stevne pågår, vises alle svømmere med navn, klubb og tid; de direkte sidene stenges når stevnet er avsluttet, og deretter får hver klubb bare resultatene for sine egne svømmere. Klubben er fortsatt ansvarlig for samtykke til bilder og film, for premier og for å informere sine frivillige.
6. Sikkerhet
Opplysningene er kryptert både under overføring og lagring. Tilgang er begrenset etter rolle, alle operatørendringer skrives til en aktivitetslogg, og applikasjonsloggene sladder svømmernavn og kontaktopplysninger. Kontoer sikres med engangslenke eller passord, og økter utløper ved inaktivitet.
7. Underdatabehandlere og lagringssted
iSwim bruker Neon (database), Vercel (webhotell), Microsoft Azure (tidtakerserver), Upstash (midlertidig stevnetilstand), Resend (e-post) og Stripe (betaling). All lagring skjer innenfor EU/EØS. iSwim varsler før en underdatabehandler legges til eller byttes ut, og klubben kan protestere.
8. Bistand ved henvendelser fra registrerte
Foresatte kan be om innsyn og sletting fra den offentlige personvernsiden, og henvendelsen havner i klubbens innboks. iSwim tilbyr eksport av opplysningene om én svømmer og én slettehandling som avidentifiserer svømmeren mens resultatene beholdes. Å svare innen fristen på én måned er fortsatt klubbens ansvar.
9. Lagringstid
En svømmer hvis samlede stevnehistorikk er eldre enn 24 måneder, og som ikke står på noen aktiv treningsgruppe, avidentifiseres automatisk: navnet fjernes og resultatene lever videre anonymt. En svømmer som aldri har deltatt i et stevne, slettes i sin helhet så snart det har gått 24 måneder uten en endring på svømmerens rad, på samme vilkår om aktiv treningsgruppe, siden det ikke finnes noe anonymt resultat å beholde. Klubben varsles en måned før, og en klubbadministrator kan beholde en svømmer som fortsatt er medlem, 24 måneder om gangen. Aktivitetsloggen beholdes i 36 måneder. Klubben kan slette en svømmer tidligere når som helst.
10. Brudd på personopplysningssikkerheten
Blir iSwim kjent med et brudd som berører klubbens opplysninger, varsles klubben uten ugrunnet opphold, med den informasjonen klubben trenger for å vurdere og melde det. Å melde til Datatilsynet er klubbens plikt som behandlingsansvarlig.
11. Opphør av avtalen
Begge parter kan si opp avtalen skriftlig. Ved opphør kan klubben eksportere opplysningene sine, og iSwim sletter dem deretter innen 90 dager, med mindre lov krever at en kopi beholdes. Opphør av avtalen avslutter også retten til å bruke tjenesten.
12. Bruksvilkår
Tjenesten leveres på et årlig klubbabonnement. iSwim er halvautomatisk mobilbasert tidtaking beregnet på uapproberte stevner og klubbens egne tidtakinger; den er ikke godkjent for approberte stevner, og resultater derfra kan ikke brukes som kvalifiseringstider eller rekorder. iSwim tilstreber sammenhengende drift, men garanterer den ikke, og er ikke ansvarlig for indirekte tap som følge av et avbrutt stevne.
